3 tips om feedback te geven zonder ruzie te krijgen

Feedback is enorm belangrijk

Negatieve feedback krijgen is niet altijd een fijne ervaring. Het geven van feedback kan trouwens ook flink tegenvallen. Het gebeurt nog veel te vaak dat irritaties of het niet nakomen van afspraken onder het tapijt wordt geschoven. Sommige managers zien er ook als een berg tegenop om in een gesprek de negatieve beoordeling te moeten toelichten. Het gevolg is een slechte sfeer of matig verlopen functioneringsgesprek, maar dit kan grote gevolgen hebben en in sommige gevallen zelfs leiden tot het vertrek van een belangrijke medewerker.

Het geven van feedback lijkt soms niet te passen bij onze cultuur, omdat er in veel bedrijven een sterk gevoel van gelijkwaardigheid tussen collega’s bestaat. Dat maakt het moeilijk om anderen ergens op aan te spreken. Men denkt al snel: ‘Wie ben jij om mij daar op aan te spreken?’

Zijn we dan allemaal hetzelfde?
Ook al zijn we er niet blij mee, er zijn natuurlijk wel degelijk verschillen op de werkvloer. Stel je voor dat iedereen in een organisatie – ongeacht functie, prestaties, leeftijd of opleiding – hetzelfde betaald zou krijgen. Dat werkt niet erg motiverend.

”Om te kunnen groeien moet je weten waar je staat, in vergelijking met vroeger en in vergelijking met anderen.”

Zonder feedback geen vooruitgang

Feedback krijgen is daarom één van de belangrijkste elementen van individuele groei en organisatieontwikkeling. Zonder feedback is er nauwelijks vooruitgang mogelijk. Om te kunnen groeien moet je weten waar je staat, in vergelijking met vroeger en in vergelijking met anderen. Je moet weten op welke punten je beter je best moet doen om aan de norm te voldoen.

Lees ook:

5 tips voor de meestgestelde HR-vragen

Doe ik het wel goed?

Topsporters hebben het wat dat betreft ‘makkelijk’; het scorebord of de kleur van een medaille liegt niet. In een gemiddelde kantoorbaan weet je soms minder goed hoe je ervoor staat. Zo kan het gebeuren dat een klant al lang en breed met de concurrentie in gesprek is, terwijl je zelf denkt een tevreden klant te bedienen.

Het belang van feedback geven en krijgen is dus enorm. Wij geven drie tips om elkaar van feedback te voorzien zonder dat de sfeer eronder lijdt:

Tip 1. Heldere verwachtingen scheppen maakt feedback geven makkelijker

Als je iemand harde feedback moet geven ben je eigenlijk te laat. Bespreek voorafgaand aan de samenwerking gedetailleerd wat je van elkaar verwacht. Spreek over concreet gedrag. Leg uit waarom je bepaalde zaken belangrijk vindt, wat de samenwerking op moet leveren en wat ieders rol is in het bereiken van dit resultaat. Met heldere verwachtingen kan je halverwege al vrij goed zelf inschatten wat de stand van zaken is. Dat maakt een gesprek over de voortgang een stuk makkelijker.

Tip 2. Hard op inhoud, zacht op de relatie

De manier waarop de feedback wordt gebracht maakt het verschil. Bij elke vorm van communicatie wordt er een onderscheid gemaakt tussen de inhoud van een boodschap en de betrekking daarvan op de relatie tussen beide gesprekspartners. Het is mogelijk om iemand een inhoudelijk slechte boodschap te brengen, maar tegelijkertijd uit te stralen dat dit niet betekent dat je ook op persoonlijk vlak iets tegen de ander hebt. Om het simpel te verwoorden: spreek vriendelijk en rustig, draai er niet omheen, geef de ander de ruimte om te reageren en maak onderscheid tussen de inhoud van het werk en de persoon zelf. Hard op de inhoud en zacht op de relatie dus.

Tip 3. Wissel af tussen kritiek en complimenten

Zorg voor een goede balans tussen kritiek en complimenten. In Nederland vinden veel mensen het moeilijk om complimenten te geven en te ontvangen. In Zuid-Europese landen doen mensen dat veel meer, wat het ook makkelijker maakt om even lekker ruzie te maken. Als je vindt dat iemand goed werk heeft geleverd, zeg dat dan. Train jezelf erop om vaker een gemeend compliment te geven. Een compliment doet wonderen in de samenwerking. Je zult zien dat eventuele kritiek later op de weg dan veel makkelijker wordt aangenomen.