Zicht krijgen op onbenut talent: strategische personeelsplanning

Hulpmiddelen om de kwaliteit van het personeelsbestand in kaart te brengen

Elke organisatie is uiteindelijk maar met èèn ding bezig: het behalen van de businessdoelstellingen. Alles daaromheen moet zo ingericht zijn dat het bijdraagt aan het realiseren van deze doelstellingen. Zodra de koers is uitgestippeld, is het belangrijk dat er op een strategische manier wordt gekeken naar het creëren en behouden van een flexibele workforce met groeipotentieel.

Wat is strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning (SPP), ook wel Strategic workforce planning (SWP), is het in kaart brengen van de meest optimale bezetting zodat de organisatie op koers blijft. Het strategische personeelsplan is het verbindstuk tussen de organisatiedoelstellingen en de bedrijfsresultaten: de juiste mensen op de juiste plek hebben zodat de doelstellingen worden behaald.

Strategische personeelsplanning is geen eenmalige actie, maar een continu managementproces. Met een strategisch personeelsplan is het mogelijk om heel gericht te sturen op de meest efficiënte en effectieve inzet van het personeel. Het laat op een hoger niveau zien wat er aan human resources nodig is om de organisatiedoelstellingen te behalen.

Strategische personeelsplanning omvat duidelijke HR-instrumenten om de kwaliteit en toekomstbestendigheid van het personeelsbestand in kaart te brengen. Belangrijke onderdelen van strategische personeelsplanning zijn bijvoorbeeld de vlootschouw en succession planning. Op deze manier krijgt een organisatie zicht op het talent dat al binnen de organisatie zit en op wat er nog nodig is.

Wat is een vlootschouw?

Een vlootschouw, ook wel personeelsschouw, is een methode om de aanwezige kennis, talenten en competenties van het personeel in kaart te brengen. De vlootschouw is een jaarlijks terugkerend proces om te kijken of er onbenut talent of verborgen potentieel binnen de organisatie zit. Door de aanwezige kennis, talenten en competenties te koppelen aan wat er gewenst is, ontstaat er een beeld van de toekomstige personeelsbehoefte.

De vlootschouw is onderdeel van strategische personeelsplanning en wordt uitgevoerd door leidinggevenden, de HR-professional ondersteunt dit proces vanuit zijn vakkennis. Alle medewerkers en teams worden onder de loep genomen: wat zijn hun competenties, hoe presteren ze en hoeveel ruimte is er nog om te ontwikkelen?

Vervolgens wordt het potentieel en prestatievermogen in beeld gebracht door een vlootschouw model in te vullen (zoals het HR3P-model of het 9 Grid model). Alle medewerkers worden in drie of vier categorieën ingedeeld en op hun plek in de matrix ingevuld. Op deze manier kan een organisatie richting geven aan groei en het personeelsbeleid te stroomlijnen door te anticiperen op de toekomst.

Wat is succession planning?

Succession planning is het hebben van een opvolgplan voor de kritische functies binnen een organisatie. Elke organisaties heeft bepaalde sleutelposities, functies waar niet zomaar een vervanger voor te vinden is. Denk maar aan een directeur die plotseling vertrekt; wie neemt dan zijn functie over?

Het doel van succession planning is dat er altijd iemand in ‘de wacht’ staat voor deze kritische functies. Dat betekent dat organisaties niet alleen mensen aannemen met de juiste kennis, talenten en competenties, maar die ook groeipotentie hebben. In het succession plan staat uitgewerkt hoe de medewerker ontwikkeld wordt naar de volgende positie.

Denk maar eens terug aan de directeur die plotseling vertrekt. Staat er een vervanger klaar? Is die persoon klaargestoomd? Met andere woorden: was het potentieel om de functie te vervullen al aanwezig en is er bewust geïnvesteerd in de groei naar deze promotie? Succession planning geeft antwoord op al deze vragen, zodat een opvolging soepel verloopt.

Wat is het HR3P model?

Het Human Resources Performance Potential Portfolio (HR3P-model of HR3P matrix) is een methode om inzicht te krijgen in de prestatie en potentie van de medewerkers in de organisatie. De HR3P performance matrix heeft twee assen: de prestatie-as (performance) en de potentieel-as. In tegenstelling tot het ‘9 Grid model’ (3×3) heeft dit model 16 vlakken (4×4).

Het is heel simpel om een HR3P model te maken; er is alleen een groot whiteboard, post-its en een stift voor nodig. Teken een rooster van vier bij vier op het bord, zoals op de afbeelding hieronder:

Schrijf de namen van de medewerkers op de post-its. De leidinggevende kan elke medewerker nu beoordelen op basis van prestatie en potentie, de post-it met de naam van de medewerker kan op de juiste plek op het bord worden geplakt.

De uitkomst van het HR3P model kan een organisatie gebruiken als input voor de vlootschouw. Het maakt concreet waar er nog onbenut potentie in de organisatie zit en waar de rek er inmiddels uit is. De HR3P geeft een organisatie handvatten bij het bepalen van de toekomstige acties op het gebied van loopbaanontwikkeling.

Wat is het 9 grid model?

Het 9 grid model, ook wel 9-Box Grid of Nine Box Matrix, is een populaire methode om inzicht te krijgen in de prestatie en potentie van de medewerkers in de organisatie. Het 9 grid model is de meest gebruikte performance matrix ter wereld, hoewel de HR3P methode bij Nederlandse bedrijven veruit het meest gebruikte model is.

Het 9 grid model heeft twee assen: de prestatie-as (performance) en de potentieel-as. In tegenstelling tot het HR3P model (4×4) heeft de 9-Box Grid 9 vlakken (3×3). De werking is echter hetzelfde: teken een 9 grid model op een whiteboard en schrijf de namen op post-its. Nu kan de discussie losbarsten en schuift de leidinggevende de post-its over het rooster.

Het uiteindelijke doel van het 9 grid model is dat het de aanwezige potentie in kaart brengt en blootlegt waar geen groeipotentieel meer in zit. Deze inzichten zijn waardevol bij een vlootschouw en succession planning.

Kanttekening: een nieuw perspectief op klassieke modellen

De valkuil van oude modellen is dat ze vaak star en eenzijdig zijn. Zaken worden bekeken vanuit het perspectief van de werkgever; welk potentieel is er binnen versus welke posities zijn beschikbaar. Hierin wordt door de werkgever geschoven tot het ideale plaatje ontstaat.

Hoewel het natuurlijk belangrijk is om op grote lijnen de gewenste koers uit te stippelen voor het personeelsbestand en inzicht te hebben in de potentiele kansen, is het belangrijk dat de medewerker ook inspraak heeft. Laat zulke modellen dus niet in de boardroom, maar laat het een gespreksstarter zijn. Open een dialoog met de werknemer.

Het is belangrijk dat de werknemer niet alleen een pion op een bord is, maar gezien wordt als waardevolle toevoeging met eigen behoeftes, wensen en ambities. Dit kan gerealiseerd worden door een extra dimensie van voorkeur en ambitie van de medewerker toe te voegen aan het model.

Is strategische personeelsplanning wel objectief?

Strategische personeelsplanning vereist een gezonde dosis bewustzijn over de politieke kant en besef dat persoonlijke belangen meespelen: “Het inschatten van de kwaliteiten van een persoon en het matchen van personen aan functies wordt tenslotte maar voor een deel bepaald door talent en huidige prestaties, een groot deel is ook afhankelijk van de persoonlijke voorkeur van de persoon die bepaalt of iemand geschikt is voor de functie.” Jan Meijning (Senior organisatiepsycholoog bij Assessio)

Maak het vergelijkingsproces binnen strategische personeelsplanning objectiever door gebruik te maken van assessments voor potentieel en performance. Is dit dan het heilige antwoord op alle dillema’s die spelen bij het schouwen van de vloot? Zeker niet. Althans, niet het enige antwoord. Erkennen dat er altijd een spanningsveld kan zitten tussen de ambities van de medewerker en de beschikbare plekken voor promotie is een begin, zegt Jan Meijning.