Vad ska krävas för att vi ska s(l)opa det personliga brevet?

Resultaten i vår studie visade att det inte finns några starka samband. Vi såg att deltagarna uttryckte sig och beskrev sig själva på väldigt liknande sätt när de uttryckte sin personlighet i ett personligt brev, trots att personlighetstestets resultat visade på en stor spridning i deltagarnas personliga egenskaper.

Det var framför allt två personlighetsegenskaper som stack ut – målmedvetenhet och extraversion. Frågan som då väcks är varför en som arbetssökande väljer att beskriva mer av dessa egenskaper när en söker jobb, medan andra egenskaper inte får samma utrymme. Beror det på hur jobbannonserna sett ut, eller beror det på att det är två personlighetsegenskaper som premieras i samhället som stort?

Studiens slutsats

Innan vi kan dra några större slutsatser så måste självklart fler studier göras på detta område. Utifrån resultatet så tycks det dock vara så att när en som arbetssökande skriver ett personligt brev i samband med en jobbansökan så gör en det på liknande sätt som de flesta andra. Vissa ord och adjektiv tycks vara mer frekvent förekommande i personliga brev. Likheterna kan bero på att vissa egenskaper premieras och att en beskriver sig själv utifrån vad en annons söker.

Något som kan tänkas bidra till att det ser ut på det sättet kan vara att det idag finns både coacher och hemsidor som erbjuder mallar för CV och personliga brev. Ett exempel är att det på Unionens och Arbetsförmedlingens hemsida erbjuds mallar och tips för hur en ska skriva ett personligt brev. När vi genomförde studien såg vi bland annat att ett av tipsen handlar just om att anpassa beskrivningen till den tjänst en söker. Det här kan gissningsvis leda till att individer beskriver sig besitta egenskaper utifrån vad som passar en tjänst och inte hur de faktiskt är.

Slutsatsen vi kunde dra av studiens resultat var att det personliga brevet som verktyg inte är tillräckligt tillförlitligt för att det ska användas som beslutsgrundande vid urval och rekrytering. Problemet med personliga brev är att du kan ha 50 personer som beskriver sig själva som målmedvetna, men du kan inte bedöma vem som är mer eller mindre målmedveten. Då blir det istället slumpen och beslutsfattarens subjektiva bedömning av vad som till exempel är ett klyftigt, roligt och smart brev som får ligga till grund för beslutet.

Om vi inte kan uttala oss om vem av de sökande som faktiskt är mest lämpad för en tjänst så riskerar vi att placera en person i en mindre lämplig roll, och missa de personer som skulle varit mest framgångsrika. Detta är inte bara kostsamt för arbetsgivaren utan också kostsamt för den individ som positioneras i en roll där en varje dag behöver anstränga sig för att visa upp egenskaper och beteenden som inte faller sig naturligt.

Andra risker med att använda sig av det personliga brevet

Jag själv ställer mig väldigt kritisk till brevet som ett verktyg vid urvalsbeslut. Intentionen med att vilja använda sig av ett personligt brev förstår jag till hundra procent. Då det här är den enda studie som gjorts i Sverige kring det personliga brevet, så har jag haft fördelen att få vara inbjuden till olika forum för att föreläsa och diskutera brevets plats i våra urvalsprocesser. Det gör mig väldigt glad när jag vid dessa tillfällen hör både kandidater och rekryterare poängtera att de vill åt de så kallade mjuka värdena, att de tycker personligheten är viktig. Här är forskningen väldigt tydlig, personligheten är otroligt betydelsefull för hur en människa fungerar, trivs och presterar på arbetet.

Vår studie ger oss dock en indikation kring att det personliga brevet inte ger oss tillförlitlig information kring det vi försöker samla information kring. Dessutom är det utsatt för enormt mycket subjektiv tolkning, vilket leder till att läsaren löper stor risk att påverkas av sina egna fördomar. När det kommer till det personliga brevet så saknas det helt och hållet standardiserade processer. Det saknas ofta information kring vad som efterfrågas av författaren och det framgår inte heller vad eller hur det ska bedömas. Vad som är ett bra personligt brev och vilka som går vidare till nästa steg, beror då helt på vem som läser.

En mer optimal urvalsprocess 

Det finns såklart inte ett rätt sätt att göra det på. Det finns dock bättre sätt för att öka objektiviteten och träffsäkerheten vid våra urval. För de allra flesta urvalsprocesser står jag fast vid att en optimal process bör följa nedanstående steg.

1. En noggrann behovsanalys av tjänsten behöver göras som första steg. Har vi inte koll på vad vi söker blir det svårt att hitta rätt, oavsett metod.
2. Sätt upp en tydlig profil som talar om vilken kompetens som är nödvändig i rollen. Försök skala bort så många onödiga krav som möjligt, som t.ex. 5 års arbetserfarenhet inom liknande roll/bransch.
3. Använd arbetspsykologiska tester för att objektivt och träffsäkert hitta de kandidater med störst potential att lyckas, oavsett namn, utseende, ålder eller erfarenhet.
4. Genomför en strukturerad, kompetensbaserad intervju med de kandidater som får högst matchning mot kompetensprofilen.
5. Jämför övrig meriterande information.

Behovet av en personlig upplevelse 

Både kandidater, rekryterare och rekryterande chefer upplever ofta att en ovanstående process minskar på de personliga inslagen. Det håller jag såklart med om, och jag själv som gillar social kontakt förstår varför en gärna vill ha personliga berättelser och även möten. Det är naturligt för oss människor som i grunden är sociala varelser. Men när vi vet att det faktiskt leder till en ökad risk för subjektiva tolkningar och ett subjektivt beslutsfattande så kanske vi ändå bör fundera på om det verkligen är så viktigt i just urvalsprocessen.

Information om en kandidats personlighet och värderingar kan vi få på ett mycket mer objektivt och träffsäkert sätt genom att använda oss av evidensbaserade personlighetstester och tester för att mäta värderingar och drivkrafter.

Sedan kommer vi fortfarande att träffa våra slutkandidater vilket ger oss mer av den personliga aspekten, och efter det har vi all tid i världen att verkligen lära känna vår nya kollega.  

För att citera experten Nils Hallén – ”Det personliga brevet borde ha dött 1992!”