Här är Telias nya kompetensbaserade rekryteringsprocess

Här är Telias nya kompetensbaserade rekryteringsprocess

Telia Company hade tidigare en mer traditionell rekryteringsprocess med externa leverantörer. I dag har företaget byggt upp en intern rekryteringshub som genomför smidiga anställningsprocesser baserade på kompetens. Resultatet: de har sparat både tid och pengar samt hittat rätt talanger för rätt roller.

Telecomföretaget Telia Company är en global organisation med 20 800 anställda i Norden och Baltikum. Under 2020 har företaget förändrat sin rekryteringsprocess i grunden. I dag har de en tidseffektiv process baserad på kompetensprofiler, tester och kompetensbaserad intervjumetodik som har gett positiva gensvar i organisationen.
I mars 2020 anslöt sig Linus Holmgren till huvudkontoret i Stockholm i rollen som Talent Acquisition Partner. Då hade företaget inlett sin resa mot att förändra sin rekryteringsprocess globalt.

– Tidigare sätt att rekrytera var lite mer traditionellt. Vi ville reducera våra kostnader kring rekrytering och inte använda externa rekryteringsleverantörer. Samtidigt ville vi ha en smidig rekryteringsprocess, både för externa och interna rekryteringar, som håller hög kvalitet i alla steg. Att förändra rekryteringsprocessen var en utmaning när många arbetade hemifrån på grund av pandemin under 2020, säger Linus Holmgren.

 

Rekrytering genom tester

På tidigare arbetsplatser har han framgångsrikt jobbat med Assessios testverktyg samt med kompetensbaserad intervjumetodik.

– Vi ville komma bort från klichéer i intervjumetodik och ge våra ledare den bästa servicen. Man kan inte ta rekrytering med en klackspark, det handlar om att få rätt person på rätt plats. Genom att rekrytera med hjälp av tester undviker vi att göra felrekryteringar. Vi ville också hitta en bra struktur för hur vi gör intervjuer digitalt, vilket vi har gjort.

LÄS MER: Ny lönemodell blev framgångshistoria för Bonnier

Tillsammans gjorde Assessio och Telia en analys av deras nuvarande rekryteringsprocess via intervjuer, workshops och processkartläggning. Utifrån nuläget sattes en vision för den nya rekryteringsprocessen och därefter togs metodik, riktlinjer och arbetssätt fram. Företagets Talent Acquisition-team och HR-partners gick en utbildning ledd av Assessios konsulter för att lära sig om plattformen och testerna som de nu använder.

– Att HR var med blev en kvalitetscheck. De såg hur säker och trygg Assessios metod är och kunde prata gott om vad de lärt sig under utbildningen. Vårt nya sätt att rekrytera har sedan spridits som ringar på vattnet internt, säger Linus Holmgren.

Telia Companys kvalitetssäkrade rekryteringsprocess – steg för steg:

1. Rekryterande chef tar kontakt med Telia Companys interna rekryterare

Telia Company har ett ATS, applicant tracking system, som heter Workday. Där lägger ledare upp en förfrågan när de behöver rekrytera en person till en tjänst. Linus Holmgren och hans kollegor i Talent Acquisition fördelar rekryteringsförfrågningarna mellan varandra.

 

2. Interna rekryteraren och ledaren tar ett möte

– Om inte ledaren redan sett över vilka kompetenser som redan finns internt och vilka kompetenser som kan komplettera den egna gruppen eller enheten gör vi det tillsammans. Vi ser över kompetensprofilen för rollen och tar fram en annons med arbetsbeskrivning samt de krav och värderingar som är viktiga för att lyckas i rollen, säger Linus Holmgren.
Telia Company har ett pågående arbete med att skapa kompetensprofiler för alla roller som sedan kan återanvändas för nya rekryteringar.

 

3. Annonsen för tjänsten publiceras

Jobbannonsen publiceras internt, på den egna hemsidan samt på LinkedIn och Blocket.

 

4. Matchning mot kravprofil

Ansökningarna matchas mot de kompetenser som satts upp för tjänsten. De ansökningar som motsvarar kravprofilen tas vidare i processen.

 

5. Kandidaterna gör tester

De sökande gör begåvningstestet Matrigma som visar de sökandes potential, slutledningsförmåga och motivation. De gör även personlighetstestet MAP som har viktats mot de kompetenser som eftersöks för rollen.
– För en account manager kan vi till exempel titta på allt från affärsmässighet och kundfokus till planering, service och hur kandidaten jobbar relationsbyggande, säger Linus Holmgren.

 

6. Testresultaten matchas mot kompetensprofilen

Testerna visar hur väl kandidaten matchar profilen. Resultaten jämförs med en stor, global normgrupp. Om kandidaten får en matchning på över 50 procent är det intressant att ta honom eller henne vidare till nästa steg.

 

7. Intern rekryterare gör kompetensbaserad intervju med kandidaten

Telia Company har skrotat traditionella anställningsintervjuer och använder sig nu av en kompetensbaserad intervjumetodik.
– Jag gör en intervjuguide baserad på kompetenserna som efterfrågas i profilen för den aktuella rollen. Jag ställer två, tre frågor per kompetens och egenskap och försöker att utmana kandidaten. Om en egenskap som efterfrågas är att kandidaten ska kunna planera sitt arbete kan en fråga vara: ”Berätta om den mest intensiva perioden du haft i din nuvarande tjänst och hur du gjorde för att inte något skulle falla mellan stolarna?”. Ofta sitter den rekryterande ledaren med under intervjun och kan svara på frågor om rollen, säger Linus Holmgren.

 

8. Intervju med ledarens chef

Om kandidaten går vidare i processen får han eller hon gå på en intervju med den rekryterande ledarens chef.
– Vi kallar dem för farmors- eller farfarsintervjuer. Ledarens ledare kan sedan säga vilken kandidat hon eller han vill ta vidare.

 

9. Referensguide

I det sista steget tar den interna rekryteraren referenser på kandidaten. Det sker enligt en referensguide som Assessio har hjälpt till att implementera.

Digitala intervjuer med kandidater

Eftersom många har jobbat hemifrån under coronapandemin har anställningsintervjuerna i huvudsak har genomförts digitalt. Linus Holmgren tycker att det överlag fungerat smidigt, men med vissa utmaningar.

– Genom skärmen kan jag till exempel inte se kandidatens kroppsspråk ordentligt. För kandidaten kan det vara svårt att få en bild av hur arbetsuppgifterna kommer att te sig i en normal vardag. Vi har löst det genom att addera arbetscase för vissa specifika roller. Men överlag tycker jag att resultaten av våra rekryteringar har gjort att det varit övervägande positivt att göra intervjuer över Teams.

 

Fördelar med nya rekryteringsprocessen

Att byta tillkompetensbaserad rekrytering har genererat många positiva effekter för företaget. Till exempel har kostnaderna reducerats till följd av att bolaget har skapat en intern rekryteringshub, i stället för att anlita externa rekryteringsföretag. Att företaget äger sin egen rekryteringsprocess har även sparat tid.

”Vi jobbar för att våra rekryterande ledare ska få rätt erbjudande från oss och att de ska uppleva att vi skapar en kvalitativ samt trygg process i samtliga steg. Den återkoppling vi fått från ledarna kring den nya rekryteringsmetoden har bara varit positiv.”
– Linus Holmgren, Talent Acquisition Partner på Telia Company

Andra fördelar med rekryteringsprocessen är att kandidaterna upplever den som smidig samt att det är ett mer rättvist sätt att anställa på.

– Att rekrytera kompetensbaserat blir mer rättvist när du ser till mångfaldsaspekten. Vi tar vidare de kandidater som fått 50 procent eller högre matchning på testerna och det blir ett mer inkluderande sätt att rekrytera på. Vill man vara ett modernt, framåtlutat och utvecklingsfokuserat företag kan man inte ha en gammal standard när det kommer till rekrytering, säger Linus Holmgren.

LÄS MER: Så tog BillerudKorsnäs fram ett hållbart ledarskap

1. Våga utmana ledarna

– Utmana ledarna att tänka nytt och berätta vilka fördelar och positiva effekter som kommer av att använda kompetensbaserad rekrytering.

 

2. Skapa en smidig process

– Eftersom många kommer att fortsätta jobba hemifrån även efter coronapandemin är det viktigt att hålla rekryteringsprocessen tydlig och smidig. Det får du med kompetensbaserad rekrytering. Genom testerna får du tydliga resultat och data du kan lita på, vilket minskar risken för felrekryteringar.

 

3. Våga bryta ny mark

– Jag vill uppmana företag att våga prova att använda en kompetensbaserad rekryteringsprocess. Efter att ni provat kan ni följa upp resultatet och se hur mycket ni reducerat era kostnader, hur mycket tid ni sparat och vilka lyckade rekryteringar ni gjort.

Samarbetet mellan Telia Company och Assessio

Linus Holmgren om samarbetet med Assessio:

– Det har fungerat jättebra. De är bara ett telefonsamtal bort för att diskutera utmaningar, hur man bygger kompetensprofiler och vilka aspekter man ska tänka på i en rekryteringsprocess. Utbildningen de hade med oss i början har varit uppskattad internt. De har varit en klippa att luta sig mot under hela förändringsresan.

 

Rasmus Grönstedt, Commercial Product Manager på Assessio om att samarbeta med Telia Company:

– Telia Company har genomfört en resa mot ett evidensbaserat, modernt, automatiserat och mer digitalt arbetssätt. Att förändra sättet och synen på hur man jobbar med rekrytering ökar både kvaliteten, spara tid samt driva jämställdhet och öka inkludering. Under året har vi hjälpt Telia Company att identifiera och förankra den nya rekryteringsprocessen som de vill jobba med. Vi har utbildat dem och stöttat dem under förflyttningen. Företaget har kommit fantastiskt långt på bara ett år med sin förändringsresa. De har varit duktiga på att få infrastrukturen på plats för att kunna rekrytera effektivt och även varit framgångsrika med att informera kandidaterna om värdet med att göra testerna. Nu använder de verktygen och sin nya rekryteringsprocess för att anställa alla, från butiksmedarbetare till höga ledare.