Att jobba med testverktyg i offentliga organisationer

Spara tid, jobba inkluderande och rekrytera rätt kandidater med Assessios verktyg

Testresultat som beslutsunderlag

Många organisationer jobbar idag framgångsrikt med arbetspsykologiska verktyg som en del av sina rekryteringsprocesser. En stor anledning till användandet är att du drastiskt kan förkorta och effektivisera rekryteringsprocessen. Våra kunder sparar exempelvis upp till 89% av tiden de tidigare brukade lägga på att läsa cv:n, personliga brev och hålla i intervjuer. 

Att upphandla arbetspsykologiska testverktyg

Idag finns det mängder av olika varumärken och verktyg att välja mellan när det kommer till testverktyg. När du ska upphandla arbetspsykologiska verktyg är det därför viktigt att din organisation vet vad ni ska använda verktygen till och att ni noga undersöker era alternativ. Ett kriterium offentliga organisationer ofta värderar högt är att testverktygen har en vetenskaplig förankring och är granskade av ett externt organ. Längre ner på sidan har vi en längre lista över fler viktiga kriterier!

 

Få mer information

Varför jobba med Assessio?

Assessio är Nordens ledande assessmentbolag med digitala lösningar för rekrytering och utveckling. Genom tester och verktyg så förser vi våra kunder med datadrivna insikter om både nuvarande och potentiella medarbetare. Assessio resa började redan 1954 och med snart 70 års erfarenhet i ryggen är vi experter inom kompetensbaserad rekrytering och arbetspsykologisk forskning. Våra verktyg används över hela världen och finns på över 20 olika språk. Våra tester är kvalitetsgranskade och certifierade av det externa organet DNV-GL och Assessio är certifierade enligt ISO27001. 

Hur kan offentliga arbetsgivare använda tester i rekrytering?

Se onlineeventet där Assessios experter tittar närmare på de vanligaste utmaningarna, missförstånden och frågorna som de ofta möter hos våra offentliga kunder.

Vanliga frågor och svar om tester och kompetensbaserad rekrytering i offentliga organisationer

Ja, det kan den! Men det är viktigt att säkerställa att testverktyget vilar på en solid forskningsgrundDet är också viktigt att testet är utvecklat för att användas i just urvalssammanhang och således är normativt (inte ipsativti sin konstruktion. 

Att använda arbetspsykologiska testverktyg i en rekrytering innebär att en del av underlaget för urval görs mekaniskt utan inblandning av den mänskliga faktorn och omedvetna fördomar. En mekanisk tolkningsmodell ger många fördelar för ett träffsäkert, effektivt och icke-diskriminerande urvalsarbete. En mekaniserad urvalsprocess mot en i förväg definierad kravprofil ger såväl högre träffsäkerhet som tillförlitlighet i urvalsarbetet. Detta minskar risken för att göra subjektiva tolkningar i bedömningen av kandidater. Den mekaniserade (även kallad datadrivna) tolkningsmodellen tar inte hänsyn till ålder, kön, etnicitet eller liknande variabler. Risken för diskriminering minskar när alla kandidater bedöms på samma sätt och med samma verktyg. När vi tar hjälp av digitala metoder så kan urvalet göras på ett mycket tidseffektivt sätt, vilket frigör tid och resurser till andra områden som t.ex. introduktionsarbete, utvecklingsinsatser eller chefsstöd. 

Javisst! Ju tidigare i processen du gör urval utifrån objektiv data, desto mindre risk att våra mänskliga omedvetna fördomar blandar sig i och påverkar besluten. 

Det är en felaktig uppfattning att alla kandidater måste få en personlig återkoppling på testresultaten. Det finns ingen direkt lag, förordning eller direktiv som gör gällande att så skulle vara fallet. Det är upp till varje organisation att ha en testpolicy som statuerar huruvida det är något som man som organisation ger. Utifrån ett mer testetiskt och kandidatupplevelseperspektiv är det ju givetvis så att det är att föredra men det behöver inte betyda att den måste vara personlig utan en automatgenererad återkoppling duger minst lika bra. Säkerställ dock gärna att den typen av återkoppling är utformad så att den inte är förvirrande för kandidater och att den gärna är utformad i enlighet med ISO 10667 – Bedömningstjänster i arbetslivet. 

Enligt 4§ Lagen om offentlig anställning (LOA) ”skall avseende fästas bara vid sakliga grunder, så som förtjänst och skicklighet. Skickligheten skall sättas främst om det inte finns särskilda skäl för något annat”. I begreppet skicklighet ingår utbildning, kunskap och erfarenhet men också så klart en individs personliga egenskaper. Om jobbannonsen innehåller krav på en individs personliga egenskaper (t ex resultatorientering, relationsbyggande och planeringsförmåga) är arbetspsykologiska testverktyg det enda helt objektiva och mätbara sättet att avgöra om en person är mer lämplig än en annan. Om anställningsbeslutet överprövas har du dessutom objektiva bevis på att den valda personen har bättre personliga förutsättningar att prestera i rollen än en annan. 

Vid frågan om en uppgift omfattas av offentlighetsprincipen måste alltid en prövning ske i varje enskilt fall. Enligt 39 kap 5a § offentlighets- och sekretesslagen föreligger dock en presumtion för sekretess när det kommer till urvalstester, såsom anlags- eller personlighetstester. 

Arbetspsykologiska testverktyg är ett utmärkt sätt att screena fram de bäst lämpade kandidaterna i processer med många sökande. Men det är också ett bra sätt att hitta kandidater om din utmaning är att alltför få söker utannonserade tjänster. Genom att minimera de hårda skall-kraven och ställa krav på personliga egenskaper i stället 

Exempel: En kommun ska rekrytera en handläggare och ställer bland annat krav på akademisk utbildning men får inte tillräckligt många ansökningar. Är verkligen akademisk examen avgörande för att lyckas i rollen? Om svaret är nej kan det kravet minskas och det kan ges större utrymme åt personlig lämplighet i kravprofilen. 

Ovanstående resonemang bör även appliceras på andra nivåer och andra typer av roller. Genom att göra urval baserat på potential och personlig lämplighet breddas baskvoten och vi undviker att talanger går till spillo. 

Nej, det är tvärtom. När urval görs efter genomgång av cv, personligt brev och/eller intervju finns alltid en risk att personer som inte pratar perfekt svenska bedöms negativt. Orsaken är helt enkelt omedvetna, eller ibland medvetna, fördomar hos den som gör urvalet. 

Assessios tester kan göras på många olika språk och vi rekommenderar att man gör det på sitt modersmål. Resultatet tas fram mekaniskt utan mänsklig inblandning. 

När det gäller personlighetstestet MAP är tiden obegränsad och det vägs inte in i resultatet hur lång tid kandidaten tar på sig för att slutföra testet. De påståenden som kandidaten ska ta ställning till är formulerade på ett mycket enkelt och begripligt sätt. Kandidaten behöver inte heller själv skriva några svar utan klickar endast på ett av fyra svarsalternativ. Det går också bra att använda siffrorna 1, 2, 3 eller 4 istället för datormusen. De fyra svarsalternativen är samma genom hela testet: Stämmer inte alls, Stämmer inte särskilt väl, Stämmer ganska bra, Stämmer helt.   

Eftersom problemlösningstestet Matrigma är ett icke-verbalt test så finns ingen risk att språksvaga personer eller personer med dyslexi sorteras bort till förmån för personer som har hög läsförståelse och god förmåga att uttrycka sig på svenska.

Det första du ska fråga dig, när du ska upphandla arbetspsykologiska testverktyg, är hur ni planerar att använda verktygen och vad som är viktigt för er. Assessios experter har satt ihop en lista över kriterier som många offentliga organisationer tycker är viktigt. 

Grundläggande ”skallkrav”

  • Att testverktygen har vetenskaplig förankring och att ett externt organ (t ex DNV-GL) har granskat och godkänt testernas kvalitet (validitet och reliabilitet).  
  • Eftersom femfaktormodellen är den mest robusta och empiriskt mätbara modellen för personlighet är det viktigt att kräva att ett personlighetstest ”har sin teoretiska grund i femfaktormodellen”. 
  • Det är också viktigt att testverktyg som ska användas för rekryteringsurval är normativa (inte ipsativa) och att normgruppen är representativ för Sveriges arbetsföra befolkning.  
  • För att inte riskera att diskriminera personer som inte har svenska som modersmål är det viktigt att mäta begåvning och logisk slutledningsförmåga med ett icke-verbalt begåvningstest som mäter generell begåvning (GMA eller g-faktor). 
  • Det är självklart också mycket viktigt att personuppgifterna som lagras i testplattformen har adekvat skydd. Ställ gärna höga krav på IT- och informationssäkerhet och begär att leverantören beskriver vilka skydds- och säkerhetsåtgärder som har vidtagits. Om din organisation har krav på att inga personuppgifter får finnas i en molntjänst kan ni ställa krav på att det ska finnas stöd för att arbeta med pseudonymiserade personuppgifter i systemet. 

Mervärdeskrav (börkrav) 

  • Förutom ovanstående grundläggande hygienfaktorer, som lämpligtvis ligger med som skall-krav i en upphandling, brukar många organisationer anse att användarupplevelsen är mycket viktig. Krav på användarvänlighet i plattformen, rapporternas utseende och innehåll samt kandidatupplevelsen är mycket viktiga parametrar att utvärdera. För att utvärdera detta kan man låta en anbudspresentation inkl demonstration av systemet vara en del av utvärderingen. Man kan också be leverantörerna om inloggningsuppgifter och testa hur det funkar. 

Om du vill veta mer och få tips på hur andra offentliga arbetsgivare har upphandlat får du gärna höra av dig till oss (se kontaktlista). 

Nej, priset för en organisation att köpa ett abonnemang hamnar, för det mesta, under direktupphandlingsgränsen. Tänk på att beräkningen av anskaffningsbeloppet ska inkludera optioner och förlängningsklausuler. 

Så här står det på Upphandlingsmyndighetens hemsida om direktupphandling: 

”Vid direktupphandling gäller inte några särskilda regler kring hur upphandlingen ska genomföras. Det finns till exempel inga krav på annonsering, konkurrensutsättning, tidsfrister och liknande. Det är möjligt att förhandla med leverantörer.” 

Ett annat alternativ för kommuner och regioner är att avropa på Adda Inköpscentrals (fd SKL Kommentus) ramavtal för rekryteringstjänster. Klicka HÄR för att läsa mer! 

Ja, Assessio har ett informationssäkerhetsledningssystem (ISMS) som är certifierat för ISO 27001. 

ISO 27001 är en standard som är helt inriktad på säkerhet för affärsinformation och konfidentiella uppgifter som görs tillgängliga av klienter. Ett ISO 27001-certifikat bevisar att säkerheten för affärsinformation är korrekt beskriven, implementerad och kontrollerad. ISO 27001 är ett internationellt erkänt certifikat för informationssäkerhet.

Genom att Assessio Sverige är certifierad så är du försäkrad om att alla affärsprocesser, system och tjänster uppfyller denna omfattande standard för informationssäkerhet och att din information och dina personuppgifter är korrekt skyddade och hanteras konfidentiellt. Om du vill ha mer information om vårt arbete med att bli ISO 27001 certifierade eller om du har andra frågor så kontakta support@assessio.se.

Assessio är alltid personuppgiftsbiträde när vi hanterar våra kunders data.

Kunden ställer själv in i systemet när personuppgifterna automatiskt ska raderas.

Ja, vi har Amazon Web Services (AWS) som molntjänstleverantör. De krypterade personuppgifterna finns på servrar i Irland och Tyskland.

Ja, om man säkerställer att särskilda skydds- och säkerhetsåtgärder har vidtagits.

  • Personuppgifter som behandlas i plattformen är krypterade såväl vilande i systemet som vid överföring (encryption in transit and at rest). 
  • Personuppgifterna lagras på servrar inom EU/EES (Irland och Tyskland)  
  • Assessios pub-avtal med underbiträdena är baserade på standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses)  
  • Assessios underbiträden tillhandahåller insynsrapporter (Transparency Reports) 
  • Assessios underbiträde Amazon Web Services har gjort ett tillägg till befintligt DPA med bland annat följande skrivelse: “If AWS receives a valid and binding order (“Request”) from any governmental body (“Requesting Party”) for disclosure of Customer Data, AWS will use every reasonable effort to redirect the Requesting Party to request Customer Data directly from Customer”. Klicka HÄR för att läsa hela inlägget!
  • ISO 27001-certifiering 
  • Tvåfaktorsautentisering för inloggning 
  • Det finns en inbyggd möjlighet att arbeta med pseudonymiserade personuppgifter i Ascend. Om denna funktion används ligger nyckeln för att lösa upp pseudonymiseringen lokalt hos er och det finns ingen möjlighet för någon annan att identifiera individerna. 

Många offentliga organisationer har löst denna problematik genom att endast använda alias i Ascend. Sedan hösten 2021 har vi en helt ny funktion i Ascend för att underlätta för de organisationer som vill implementera denna extra säkerhetsåtgärd.

Genom att använda tester tidigt i rekryteringsprocesser kan offentliga arbetsgivare öka träffsäkerheten och minska risken för diskriminering. Tack vare ett nytt nationellt ramavtal med Adda Inköpscentral blir det enklare för landets kommuner och regioner att rekrytera kompetensbaserat och objektivt. Det nya ramavtalet med Adda Inköpscentral, som trädde i kraft den 1 september 2021, innehåller bland annat möjligheten att avropa abonnemang på arbetspsykologiska tester. Ramavtalet innehåller dessutom möjligheten att avropa second opinion-tjänster och personbedömning av slutkandidater i en rekryteringsprocess.

Är din kommun eller region en av de 1200 offentliga organisationer som är avropsberättigade? Klicka HÄR för att se hela listan. Om din organisation är avropsberättigad kan ni göra ett avrop (en förnyad konkurrensutsättning) och få anbud från Assessio och de andra ramavtalsleverantörerna.

Assessio är ramavtalsleverantör inom delområde 5 ”Webbaserade arbetspsykologiska testverktyg för rekrytering och urval” samt delområde 4 ”Second opinion/fördjupad personbedömning”.

Teamet

Assessio har ett team med dedikerade experter som dagligen hjälper offentliga verksamheter med rekrytering och utveckling av personal. Vi strävar alltid efter att göra det lätt att jobba mer träffsäkert och inkluderande genom skräddarsydda processer. Hör gärna av dig till oss om du har frågor eller vill veta mer om ni kan komma igång med ert kompetensbaserade arbete!