Hur man utformar en löneskala som uppfyller kraven i EU:s direktiv om lönetransparens

Alla arbetsgivare som omfattas av EU:s direktiv om lönetransparens måste ha en löneskala. Inte bara för att offentliggöra lönespann i platsannonser, utan också för att visa att lönen speglar arbetets värde snarare än den som utför arbetet. 

Det kräver två saker: fastställda lönespann för varje befattning och en dokumenterad motivering till var dessa spann ligger. Den här guiden beskriver hur man skapar båda delarna. 

Vad en löneskala är och vad direktivet förväntar sig av den 

En löneskala kopplar samman befattningar med lönespann utifrån deras bedömda värde. Den utgör det praktiska resultatet av en arbetsvärderingsprocess – inte en tabell med marknadslöner, utan ett strukturerat ramverk som återspeglar det relativa värdet av befattningarna inom organisationen. 

Direktivet föreskriver inte något specifikt löneskalformat. Det kräver att lönestrukturerna ska baseras på objektiva, könsneutrala kriterier, att lönespann ska vara tillgängliga för arbetstagare och sökande, och att arbete av lika värde ska ersättas lika. En väl utformad löneskala uppfyller alla tre kraven samtidigt. Den är också det verktyg som gör rapporteringen av löneskillnader meningsfull. Utan en löneskala saknar uppgifterna om löneskillnader ett strukturellt sammanhang för analys eller åtgärder. 

För en fullständig översikt över direktivets skyldigheter och den roll som elnätet spelar för att uppfylla dem, se vårchecklista för efterlevnad av lönetransparens → 

Fyrfaktormodellen: kompetens, insats, ansvar och arbetsförhållanden

Direktivets kriterium om ”arbete av lika värde” kräver att arbetsuppgifterna bedöms utifrån fyra faktorer, som hämtats från EU:s lagstiftning om lika lön och införlivats i direktiv 2023/970: 

• Kompetens— de kvalifikationer, den erfarenhet och de färdigheter som krävs för att utföra arbetsuppgifterna 
• Ansträngning— fysiska och psykiska krav som ställs på arbetstagaren 
• Ansvar— ansvarighet för människor, resurser, beslut och resultat 
• Arbetsförhållanden– arbetsmiljö, arbetstider, exponering för risker och övriga arbetsförhållanden 

Dessa fyra faktorer utgör den rättsligt erkända grunden för att jämföra olika typer av arbetsuppgifter. Två arbetsuppgifter som får samma poäng inom alla fyra dimensionerna utgör arbete av lika värde – oavsett befattning, avdelning eller kön hos de personer som historiskt sett har utfört dem. 

Det är här som löneskalor som enbart bygger på marknadslöner brister. Marknadsdata visar vad jämförbara organisationer betalar för en befattning. De visar dock inte om dessa lönenivåer återspeglar lika värde. En lagerchef och en kundtjänstchef kan se väldigt olika ut på papperet, men få samma poäng när de utvärderas utifrån dessa fyra faktorer – och måste därför placeras inom motsvarande lönespann. Endast en löneskala som bygger på ramverket med de fyra faktorerna kan visa detta. 

Att bygga nätet: en process i fem steg

En löneskala som utformats för att uppfylla direktivets krav är resultatet av fem på varandra följande steg. Varje steg bygger på det föregående, eftersom det att hoppa över eller ta genvägar i något steg undergräver grunderna för allt som följer därefter. 

Innan du börjar, läs vårguide till hur man utformar en rättvis ersättningspolicy →.  

1. Gör en översikt över och gruppera dina roller 

Lista alla roller inom organisationen. Gruppera roller som har jämförbar arbetsomfattning, liknande ansvarsnivåer och motsvarande kompetenskrav. Dessa grupperingar behöver inte vara identiska, men de måste kunna motiveras som representativa för arbete av motsvarande värde. 

De flesta organisationer upptäcker att de har färre meningsfulla grupper än de hade räknat med. En överflöd av befattningsbeteckningar – där små variationer i beteckningarna döljer i princip likvärdiga roller – är en av de vanligaste orsakerna till odokumenterade löneskillnader. Att sammanföra rollerna till verkliga rollgrupper istället för kluster av befattningsbeteckningar är det första steget mot en hållbar struktur. 

2. Utvärdera varje grupp utifrån de fyra faktorerna 

För varje rollgrupp ska man bedöma vilken nivå av kompetens, arbetsinsats, ansvar och arbetsförhållanden som krävs. Denna bedömning måste vara dokumenterad, konsekvent och oberoende av vem som för närvarande utför arbetet eller vad marknaden betalar för det. 

Många organisationer använder ett poängbaserat bedömningssystem: varje faktor poängsätts enligt en fastställd skala, rollerna rangordnas efter totalpoäng och nivåer fastställs utifrån naturliga kluster i poängfördelningen. Resultatet blir en rangordnad hierarki av rollgrupper baserad på bedömt värde, vilket utgör grunden för resten av matrisen. 

3. Jämföra med externa marknadsdata 

När rollerna har utvärderats och rangordnats internt ska lönespannen för varje nivå fastställas med hjälp av tillförlitliga lönestatistikuppgifter för relevanta branscher och geografiska områden. Marknadsdata bör ligga till grund för mittpunkten i varje lönespann. Detta motsvarar lönen för en fullt kompetent medarbetare inom den aktuella rollgruppen. 

När interna rättviseprinciper och marknadslöner står i konflikt med varandra – det vill säga när en marknadsmedelpunkt skulle placera två rollgrupper med motsvarande internt värde på väsentligt olika lönnivåer – måste denna konflikt lösas och dokumenteras, inte tystas ner i lönesystemet. 

4. Ställ in bandbredder och mittpunkter 

Fastställ bredden på varje lönespann så att den återspeglar den faktiska löneskillnaden som är lämplig för olika utvecklingsnivåer inom en befattning. En nyanställd befinner sig i den nedre delen av spannet. En medarbetare med full kompetens befinner sig vid eller nära mittpunkten. En medarbetare med exceptionella prestationer eller en expert med lång tjänstgöringstid kan befinna sig i den övre delen. Typiska spannbredder varierar mellan 50 % och 80 % av mittpunkten, även om detta varierar beroende på nivå och bransch. 

Direktivet kräver att lönespannen i platsannonser ska vara realistiska. Det innebär att lönespannen måste utformas så att de återspeglar de faktiska löneskillnaderna och inte fastställas så breda som möjligt för att ge maximal flexibilitet. Konstlat breda lönespann uppfyller inte denna skyldighet. 

5. Dokumentera reglerna för förflyttning inom och mellan banden 

Lönesystemet fastställer strukturen. Styrningsprinciperna avgör hur lönerna fördelas inom systemet. Dokumentera de kriterier som avgör i vilken löneskala en nyanställd placeras, vad som utlöser en höjning inom samma löneskala, vad som motiverar en lön över mittpunkten och vad som avgör övergången till nästa löneskala. Dessa regler måste vara objektiva, könsneutrala och tillgängliga för de anställda på begäran. 

Utan dem förblir de enskilda lönebesluten godtyckliga, oavsett hur väl lönesystemet är utformat. Detta är det steg som de flesta organisationer hoppar över, och det som gör dem mest sårbara när den första begäran om löneinformation kommer in. 

Fem misstag man bör undvika

Att utforma löneskalan enbart utifrån marknadslöner.Marknadsdata visar vad jämförbara organisationer betalar. De ger dock ingen information om huruvida dessa löner återspeglar lika värde. En löneskala som bygger på jämförelsevärden utan en underliggande utvärdering utifrån fyra faktorer kan inte påvisa lika värde. Den kan inte heller motivera löneskillnader mellan roller som marknaden behandlar olika men som direktivet kan anse vara likvärdiga. 

Att använda befattningsbeteckningar som ett mått på rollgrupper.Befattningsbeteckningar är ofta inkonsekventa och påverkas av faktorer som inte har något med själva arbetet att göra. Två personer med olika befattningsbeteckningar kan utföra arbete av lika stort värde. Två personer med samma befattningsbeteckning behöver inte göra det. Det är utvärderingen utifrån de fyra faktorerna som avgör vilken grupp de tillhör – inte befattningsbeteckningen. 

Lönespann som är för breda för att vara meningsfulla.Ett lönespann som sträcker sig över mer än 60–70 % av mittpunkten kan vara för brett för att uppfylla direktivets krav på ett verkligt lönespann. Bredden bör återspegla den faktiska löneskillnaden mellan olika utvecklingsstadier inom en befattning, och inte syfta till maximal flexibilitet vid löneförhandlingar. 

Att inte placera befintliga medarbetare i löneskalan.Att upprätta en löneskala för framtida nyanställningar utan att placera nuvarande medarbetare i den skapar ett omedelbart problem när det gäller efterlevnad av regelverket. Varje medarbetare som ligger under löneskalans lägsta nivå eller över den högsta nivån har en löneposition som organisationen inte kan försvara när den första begäran om löneuppgifter inkommer. 

Att betrakta löneskalan som färdigställd.En löneskala kräver regelbundet underhåll: marknadsdata måste uppdateras årligen, rollbedömningar måste ses över när ansvarsområden förändras och lönepositioner måste granskas årligen, varvid avvikelser ska dokumenteras och motiveras. En löneskala som var korrekt för två år sedan kan idag systematiskt leda till att vissa grupper får för låg lön. 

Underhåll av elnätet över tid 

En löneskala är ett levande dokument, inte ett projektresultat. Tre saker måste genomföras med jämna mellanrum. Marknadsjämförelser bör genomföras årligen, eftersom lönespann som hamnar under marknadsnivån skapar både problem med att behålla personal och risker för löneskillnader. Rollbedömningar bör ses över varje gång ansvarsområdena förändras väsentligt. För alla övriga roller är en granskningscykel på två till tre år standard. Lönepositionsgranskningar bör genomföras årligen, där varje medarbetare jämförs med sitt löneintervall och eventuella avvikelser dokumenteras med en tydlig och objektiv motivering. 

Den ansvarige för styrningen som anges i ert efterlevnadsramverk är den person som bär ansvaret för denna cykel. Utan en utsedd ansvarig blir underhållsrapporter och ett system som ingen har ansvar för att underhålla snabbt opålitliga, snabbare än de flesta organisationer förväntar sig. Samma princip gäller här som för AI-styrning: strukturen är bara så pålitlig som styrningen kring den.Läs mer om hur man bygger en hållbar styrning → 

Lönesystemet är det verktyg genom vilket alla delar av lönepolicyn omsätts i praktiken. Att få det rätt är inte något man gör en gång för alla. Det är ett fortlöpande arbete för rättvis lönesättning. 

Rapporten ”Compensation Strategy Report 2026” beskriver hur ledande europeiska organisationer arbetar med lönesystem i år → 

👉Sehur Elevo hjälper dig att skapa och underhålla en löneskala som uppfyller direktivets krav →Ett mänskligt tillvägagångssätt för kompetensutveckling