Hoe stel je een eerlijk beloningsbeleid op (en waarom de EU-richtlijn dit voorschrijft)
De meeste organisaties hebben een beloningsbeleid. De vraag die de EU-richtlijn inzake loontransparantie oproept, is…
Hoe stel je een salarisschaal op die voldoet aan de eisen van de EU-richtlijn inzake loontransparantie?
Elke werkgever die onder de EU-richtlijn inzake loontransparantie valt, moet beschikken over een salarisschaal. Niet alleen om salarisbandbreedtes in vacatureadvertenties te vermelden, maar ook om aan te tonen dat het loon een weerspiegeling is van de waarde van het werk en niet van de identiteit van de persoon die het werk verricht.
Daarvoor zijn twee dingen nodig: vastgestelde salarisbandbreedtes voor elke functie en een gedocumenteerde onderbouwing van de hoogte van die bandbreedtes. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je beide kunt opstellen.
Wat een salarisschaal is, en wat de richtlijn daarvan verwacht
Een salarisschaal koppelt functies aan salarisbandbreedtes op basis van hun vastgestelde waarde. Het is het operationele resultaat van een functie-evaluatieproces — geen spreadsheet met marktconforme tarieven, maar een gestructureerd kader dat de relatieve waarde van functies binnen de organisatie weergeeft.
De richtlijn schrijft geen specifiek salarisrooster voor. Zij schrijft wel voor dat beloningsstructuren gebaseerd moeten zijn op objectieve, genderneutrale criteria, dat salarisbandbreedtes beschikbaar moeten zijn voor werknemers en sollicitanten, en dat werk van gelijke waarde gelijk moet worden beloond. Een goed opgebouwd salarisrooster voldoet tegelijkertijd aan alle drie deze vereisten. Het is tevens het instrument dat de rapportage over loonkloven zinvol maakt. Zonder een salarisrooster ontbreekt bij gegevens over loonkloven de structurele context voor analyse of het nemen van corrigerende maatregelen.
Voor een volledig overzicht van de verplichtingen uit hoofde van de richtlijn en de rol die het net daarbij speelt, zie onzechecklist voor naleving van de loontransparantieverplichtingen →
Het vierfactorenmodel: vaardigheden, inzet, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden
De norm inzake „werk van gelijke waarde“ uit de richtlijn schrijft voor dat functies moeten worden beoordeeld aan de hand van vier factoren, die zijn ontleend aan de EU-wetgeving inzake gelijke beloning en zijn opgenomen in Richtlijn 2023/970:
- Vaardigheden— kwalificaties, ervaring en competenties die nodig zijn om de functie uit te oefenen
- Inspanning— fysieke en mentale eisen die aan de werknemer worden gesteld
- Verantwoordelijkheid— verantwoording afleggen voor mensen, resources, beslissingen en resultaten
- Arbeidsomstandigheden— werkomgeving, dienstrooster, blootstelling aan gevaren en andere arbeidsomstandigheden
Deze vier factoren vormen de wettelijk erkende basis voor het vergelijken van verschillende soorten functies. Twee functies die op alle vier de dimensies gelijk scoren, vormen werk van gelijke waarde — ongeacht de functietitel, de afdeling of het geslacht van de mensen die deze functies van oudsher hebben uitgeoefend.
Dit is waar salarisschalen die uitsluitend op marktconforme tarieven zijn gebaseerd, tekortschieten. Marktgegevens geven aan wat vergelijkbare organisaties voor een functie betalen. Ze geven echter geen uitsluiting of die tarieven een gelijke waarde weerspiegelen. Een magazijnteamleider en een klantenservicemanager kunnen op papier heel verschillend lijken, maar op basis van deze vier factoren even hoog scoren — en moeten daarom binnen vergelijkbare salarisbandbreedtes worden beloond. Alleen een salarisschaal die is gebaseerd op het vier-factorenraamwerk kan dat aantonen.
Het opzetten van het raster: een proces in vijf stappen
Een salarisschaal die is opgesteld om aan de eisen van de richtlijn te voldoen, is het resultaat van vijf opeenvolgende stappen. Elke stap bouwt voort op de vorige, aangezien het overslaan of afkorten van een stap de verdedigbaarheid van alles wat daarna volgt ondermijnt.
Lees, voordat je begint, onzehandleiding voor het opstellen van een eerlijk beloningsbeleid →.
1. Breng je rollen in kaart en groepeer ze
Maak een lijst van alle functies binnen de organisatie. Groepeer functies die een vergelijkbare reikwijdte, een vergelijkbaar verantwoordelijkheidsniveau en gelijkwaardige vaardigheidseisen hebben. Deze groeperingen hoeven niet identiek te zijn, maar moeten wel aantoonbaar werk van gelijke waarde vertegenwoordigen.
De meeste organisaties komen tot de conclusie dat ze minder betekenisvolle groepen hebben dan ze hadden verwacht. De wildgroei aan functietitels — waarbij kleine verschillen in titel in wezen gelijkwaardige functies verhullen — is een van de meest voorkomende oorzaken van niet-gedocumenteerde loonverschillen. Het samenvoegen tot echte functiegroepen in plaats van clusters van functietitels is de eerste stap op weg naar een verdedigbare structuur.
2. Beoordeel elke groep aan de hand van de vier factoren
Beoordeel voor elke functiegroep het vereiste niveau van vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden. Deze beoordeling moet worden vastgelegd, consistent zijn en onafhankelijk zijn van de vraag wie het werk momenteel uitvoert of wat het marktconforme salaris hiervoor is.
Veel organisaties maken gebruik van een op punten gebaseerd scoresysteem: elke factor wordt beoordeeld op een vastgestelde schaal, functies worden gerangschikt op basis van de totale score en er worden bandbreedtes vastgesteld rond natuurlijke clusters in de scoreverdeling. Het resultaat is een hiërarchie van functiegroepen, gerangschikt op basis van de beoordeelde waarde, die de basis vormt waarop de rest van het raster is opgebouwd.
3. Vergelijking met externe marktgegevens
Zodra de functies intern zijn geëvalueerd en gerangschikt, stelt u de salarisbandbreedtes voor elke band vast aan de hand van betrouwbare salarisonderzoeksgegevens voor de betreffende sectoren en regio’s. Het middenpunt van elke bandbreedte moet worden bepaald op basis van marktgegevens. Dit komt overeen met het salaris van een volledig bekwame medewerker in die functiegroep.
Wanneer interne billijkheid en markttarieven met elkaar in conflict komen — wanneer een marktmiddenwaarde ertoe zou leiden dat twee functiegroepen met een gelijkwaardige interne waarde op wezenlijk verschillende salarisniveaus terechtkomen — moet die spanning worden opgelost en gedocumenteerd, en niet stilletjes in het salarisschema worden verwerkt.
4. Stel de bandbreedtes en middelpunten in
Bepaal de breedte van elke salarisband zodanig dat deze de werkelijke salarisvariatie weerspiegelt die past bij de verschillende ontwikkelingsniveaus binnen een functie. Een nieuwe medewerker bevindt zich aan de onderkant van de band. Een medewerker die zijn taken volledig beheerst, bevindt zich op of nabij het middenpunt. Een uitzonderlijk presterende medewerker of een ervaren expert met een lange staat van dienst kan zich aan de bovenkant bevinden. De gebruikelijke bandbreedtes variëren van 50% tot 80% van het middenpunt, hoewel dit per niveau en sector kan verschillen.
De richtlijn schrijft voor dat de salarisbandbreedtes in vacatures een getrouw beeld moeten geven. Dat betekent dat de bandbreedtes zo moeten worden vastgesteld dat ze de werkelijke salarisverschillen weerspiegelen, en niet zo breed mogelijk mogen worden gemaakt om maximale flexibiliteit te bieden. Kunstmatig brede bandbreedtes voldoen niet aan deze verplichting.
5. Leg de regels voor verplaatsingen binnen en tussen de groepen vast
Het rooster bepaalt de structuur. Het beleid bepaalt hoe de beloning daarbinnen wordt toegepast. Leg de criteria vast die bepalen in welke schaal een nieuwe medewerker wordt ingedeeld, wat aanleiding geeft tot een verhoging binnen de schaal, wat een salaris boven het midden van de schaal rechtvaardigt en wat bepalend is voor de overgang naar de volgende schaal. Deze regels moeten objectief en genderneutraal zijn en op verzoek toegankelijk zijn voor werknemers.
Zonder deze maatregelen blijven individuele beloningsbeslissingen willekeurig, hoe goed het beloningsschema ook is opgesteld. Dit is de stap die de meeste organisaties overslaan, en juist die stap maakt hen het meest kwetsbaar wanneer het eerste verzoek om beloningsinformatie binnenkomt.
Wilt u een concreet voorbeeld zien van een salarisschaal die aan de richtlijn voldoet? In ons webinar over beloning wordt het opstellingsproces stap voor stap uitgelegd aan de hand van praktijkvoorbeelden.
Vijf fouten die je moet vermijden
Het opstellen van een salarisschaal uitsluitend op basis van markttarieven.Marktgegevens geven aan wat vergelijkbare organisaties betalen. Ze geven echter geen uitsluitsel over de vraag of die tarieven een gelijke waarde weerspiegelen. Een salarisschaal die is gebaseerd op benchmarks zonder een onderliggende vierfactorenbeoordeling kan geen gelijke waarde aantonen. Ook kan deze schaal geen loonverschillen rechtvaardigen tussen functies die door de markt verschillend worden behandeld, maar die volgens de richtlijn als gelijkwaardig kunnen worden beschouwd.
Functietitels gebruiken als maatstaf voor functiegroepen.Functietitels zijn vaak inconsistent en worden beïnvloed door factoren die niets met het werk zelf te maken hebben. Twee mensen met verschillende titels kunnen werk van gelijke waarde verrichten. Twee mensen met dezelfde titel hoeven dat niet te doen. De vierfactorenbeoordeling bepaalt de groep — de titel doet dat niet.
De loonbandbreedtes zijn te breed om zinvol te zijn.Een loonbandbreedte die meer dan 60–70% van het middenpunt beslaat, is mogelijk te breed om te voldoen aan de eis van de richtlijn inzake een reële loonbandbreedte. De breedte moet een weerspiegeling zijn van de werkelijke loonverschillen in de verschillende ontwikkelingsfasen binnen een functie, en niet van maximale flexibiliteit bij loononderhandelingen.
Het niet onderbrengen van bestaande medewerkers in het salarisrooster.Het opstellen van een salarisrooster voor toekomstige aanwervingen zonder daarin de huidige medewerkers in te passen, leidt onmiddellijk tot een nalevingsprobleem. Elke medewerker die onder het minimum of boven het maximum van een salarisband valt, bevindt zich in een salarispositie die de organisatie niet kan verdedigen wanneer het eerste verzoek om salarisinformatie binnenkomt.
Het salarisschema als afgerond beschouwen.Een salarisschema vereist regelmatig onderhoud: marktgegevens moeten jaarlijks worden bijgewerkt, functie-evaluaties moeten worden herzien wanneer verantwoordelijkheden veranderen, en salarisniveaus moeten jaarlijks worden gecontroleerd, waarbij uitschieters moeten worden gedocumenteerd en gemotiveerd. Een salarisschema dat twee jaar geleden nog accuraat was, kan vandaag de dag bepaalde groepen systematisch onderbetalen.
Het netwerk op lange termijn in stand houden
Een salarisschaal is een dynamisch document, geen eindproduct van een project. Er zijn drie zaken die op regelmatige basis moeten plaatsvinden. Jaarlijks moet een marktvergelijking worden uitgevoerd, aangezien salarisbandbreedtes die achterblijven bij de markt zowel problemen met het behoud van personeel als risico’s op het gebied van loongelijkheid met zich meebrengen. Functie-evaluaties moeten worden herzien wanneer de verantwoordelijkheden wezenlijk veranderen. Voor alle andere functies geldt een herzieningscyclus van twee tot drie jaar als norm. Jaarlijks moeten salarispositie-audits worden uitgevoerd, waarbij elke medewerker wordt getoetst aan zijn of haar salarisbandbreedte en eventuele uitschieters worden gedocumenteerd met een duidelijke, objectieve motivering.
De governanceverantwoordelijke die in uw compliancekader is aangewezen, is de persoon die verantwoordelijk is voor deze cyclus. Zonder een duidelijk aangewezen verantwoordelijke, onderhoudsverslagen en een overzicht waarvoor niemand verantwoordelijk is, wordt het systeem sneller onbetrouwbaar dan de meeste organisaties verwachten. Hetzelfde principe geldt hier als voor AI-governance: de structuur is slechts zo betrouwbaar als de governance eromheen.Lees meer over het opzetten van governance die standhoudt →
Het rooster is het instrument waarmee alle onderdelen van het beloningsbeleid in de praktijk worden gebracht. Het goed opstellen ervan is geen eenmalige aangelegenheid. Het is een voortdurend proces om te zorgen voor een eerlijke beloning.
👉Ontdekhoe Elevo je helpt bij het opstellen en bijhouden van een salarisschaal die voldoet aan de richtlijnen →Een mensgerichte benadering van talentontwikkeling
