Checkliste zur Einhaltung der Lohntransparenz: 12 Schritte, die jedes HR-Team im Jahr 2026 unternehmen muss 

Die meisten Personalabteilungen wissen, dass die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz für sie gilt, doch nur wenige sind so gut vorbereitet, wie sie glauben. Die Verpflichtungen der Richtlinie kommen einem bekannt vor – Veröffentlichung von Gehaltsspannen, Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Lohngefälle –, doch die damit verbundenen operativen Anforderungen sind anspruchsvoller, als die Schlagzeilen vermuten lassen. 

Diese Checkliste ist in vier Arbeitsbereiche gegliedert: Datengrundlagen, Personalbeschaffung und -einstellung, Vergütungsstrukturen und Stellenbewertung sowie Berichterstattung und Governance. Sie soll Ihnen dabei helfen, festzustellen, wo Sie derzeit stehen, und Ihnen aufzeigen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wenn die Antwort „Nein“ lautet. 

So verwenden Sie diese Checkliste 

Beantworten Sie jede Frage ehrlich. Ein „Ja“ bedeutet, dass die Anforderung erfüllt und nachgewiesen ist – nicht nur geplant oder in Bearbeitung. Ein „Weiß nicht“ zählt als „Nein“. 

Jeder Schritt enthält eine Maßnahme für den Fall, dass die Antwort „Nein“ lautet, damit Sie besser entscheiden können, was Sie zuerst in Angriff nehmen sollten. Hintergrundinformationen dazu, was die einzelnen Verpflichtungen gemäß der Richtlinie beinhalten, finden Sie in unseremumfassenden Leitfaden zur EU-Richtlinie zur Lohntransparenz → Den aktuellen Stand der Umsetzung in Ihrem Landfinden Sie in unserem Länder-Tracker → 

Grundlagen der Datenverarbeitung (Schritte 1–3)

Lohndaten werden von Unternehmen häufig unterschätzt. Die meisten stellen erst dann Probleme mit ihrer Lohndatenstruktur fest, wenn sie versuchen, eine Analyse des geschlechtsspezifischen Lohngefälles durchzuführen – zu diesem Zeitpunkt ist es jedoch bereits zu spät, um die Probleme noch vor Ablauf der Meldefrist zu beheben. 

1. Verfügen Sie über Lohndaten für das Jahr 2026, die nach Arbeitnehmerkategorien gegliedert und nach Geschlecht aufgeschlüsselt sind? 

Die Richtlinie schreibt vor, dass das geschlechtsspezifische Lohngefälle nach Arbeitnehmerkategorien ausgewiesen werden muss und nicht nur als unternehmensweite Gesamtzahl. Das bedeutet, dass die Lohndaten nach Rolle, Besoldungsgruppe oder Funktion gegliedert sein müssen, wobei bei jedem Datensatz das Geschlecht anzugeben ist. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Beginnen Sie mit Ihrem HRIS. Prüfen Sie, ob das Geschlecht in den Gehaltsunterlagen erfasst ist und ob Sie Daten nach Mitarbeiterkategorien auswerten können. Falls nicht, ist dies Ihre dringendste Aufgabe im Bereich der Dateninfrastruktur. 

2. Haben Sie in Ihrer Organisation definiert, was unter „Arbeitnehmerkategorie“ zu verstehen ist? 

Die Richtlinie schreibt keine einheitliche Definition vor. Sie verlangt vielmehr einen einheitlichen, dokumentierten Ansatz. Unabhängig davon, ob Sie sich auf die Gehaltsstufe, die Funktion oder den Geschäftsbereich stützen – die Definition muss vertretbar sein, einheitlich angewendet werden und zu Kategorien führen, die jeweils eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern umfassen, um für die Analyse aussagekräftig zu sein. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Legen Sie Ihre Kategorien fest, bevor Sie mit der Datenerhebung beginnen. Eine Änderung der Definition während der Analyse macht die gesamte Arbeit zunichte. 

3. Können Sie die Lohnunterschiede innerhalb der einzelnen Kategorien herausarbeiten und erläutern? 

Das Feststellen einer Lohnlücke ist nur der erste Schritt. Die Richtlinie schreibt vor, dass Lücken von mehr als 5 % entweder durch objektive, geschlechtsneutrale Faktoren begründet werden müssen oder einer gemeinsamen Lohnbewertung unterzogen werden müssen. Das bedeutet, dass man erklären können muss, warum eine Lücke besteht, und nicht nur, dass sie besteht. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Führen Sie jetzt eine vorläufige Analyse durch. Wenn Sie sich bereits vor Beginn der Berichterstattung einen Überblick über die Zusammensetzung etwaiger Lücken verschaffen – Dienstaltersverteilung, Anteil der Teilzeitbeschäftigten, Muster bei der Leistungsbewertung –, haben Sie Zeit, diese zu beheben oder eine Begründung dafür zu erarbeiten. 

Personalbeschaffung und Einstellung (Schritte 4–6) 

Die meisten Personalabteilungen sind sich dieser Verpflichtungen bewusst. Die Frage ist jedoch, ob dieses Bewusstsein auch in die Praxis umgesetzt wurde – und zwar in jedem einzelnen Schritt Ihres Einstellungsprozesses, nicht nur in den offensichtlichen. 

4. Enthalten alle offenen Stellenanzeigen eine Gehaltsspanne oder ein Einstiegsgehalt? 

Diese Verpflichtung gilt ab dem 7. Juni 2026, nicht ab dem Zeitpunkt, zu dem Ihr nationales Gesetz in Kraft tritt. Jede aktive Stellenanzeige muss eine echte Gehaltsspanne enthalten, die auf dokumentierten Kriterien basiert. Künstlich weit gefasste Spannen erfüllen diese Verpflichtung nicht. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Überprüfen Sie noch heute alle aktiven Stellenanzeigen. Passen Sie Ihre Vorlage für Stellenanzeigen und Ihren Genehmigungsprozess so an, dass die Angabe der Gehaltsspanne verpflichtend ist, bevor eine Stelle online geschaltet wird. 

5. Haben Sie Fragen zur Gehaltsentwicklung aus allen Phasen Ihres Einstellungsprozesses gestrichen? 

Fragen zur Gehaltsentwicklung können an verschiedenen Stellen auftauchen: in Bewerbungsformularen, Leitfäden für Vorstellungsgespräche, ATS-Auswahlfeldern und Skripten für Gehaltsverhandlungen. Das Verbot gilt für alle diese Fälle in jeder Phase des Einstellungsprozesses. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Erfassen Sie alle Kontaktpunkte, an denen derzeit Gehaltsinformationen erhoben oder besprochen werden. Informieren Sie Personalvermittler, Einstellungsmanager und alle, die an Gehaltsverhandlungen beteiligt sind. 

6. Können Sie auf die Anfrage eines Bewerbers nach Gehaltsinformationen innerhalb der in der Richtlinie festgelegten Fristen reagieren? 

Bewerber haben das Recht, Auskunft über die Gehaltsspanne für eine Stelle und die Kriterien für deren Festlegung zu verlangen. Arbeitgeber müssen unverzüglich darauf reagieren. Dazu muss bekannt sein, wo diese Informationen gespeichert sind und wer befugt ist, sie weiterzugeben. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Legen Sie einen klaren Ablauf fest. Wer bearbeitet diese Anfragen? Welche Informationen werden bereitgestellt? Wie wird dies dokumentiert? 

Vergütungsstrukturen und Stellenbewertung (Stufen 7–9) 

Genau hier gibt es für die meisten Organisationen noch viel zu tun. Diese Schritte erfordern, dass die Personalabteilung nicht nur prüft, wie viel die Mitarbeiter verdienen, sondern auch warum, und dass sie dokumentiert, dass die Kriterien objektiv, einheitlich und frei von geschlechtsspezifischen Vorurteilen – seien sie nun direkt oder indirekt – sind. 

7. Basieren Ihre Vergütungsstrukturen auf dokumentierten, geschlechtsneutralen Kriterien? 

Jeder Bestandteil der Vergütung, einschließlich des Grundgehalts, der Bonusberechtigung und der Aufstiegskriterien, muss auf dokumentierten, objektiven Faktoren beruhen. Kriterien, die zwar neutral erscheinen, aber systematisch ein Geschlecht begünstigen, müssen identifiziert und überarbeitet werden. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Beginnen Sie damit, die derzeit bestehenden Kriterien zu dokumentieren – auch wenn diese nur informell festgelegt sind. Das Erkennen der Lücken ist der erste Schritt, um diese zu schließen. Unser„Vergütungsstrategiebericht 2026“ → beschreibt, wie führende Unternehmen Vergütungsrahmen schaffen, die sowohl fair als auch vertretbar sind. 

8. Haben Sie in Ihrem gesamten Unternehmen eine Analyse der „gleichwertigen Arbeit“ durchgeführt? 

Gleichwertige Arbeit ist nicht gleichbedeutend mit derselben Berufsbezeichnung. Zwei unterschiedliche Tätigkeiten können gleichwertig sein, wenn sie gleichwertige Fähigkeiten, gleichwertigen Aufwand, gleichwertige Verantwortung und gleichwertige Arbeitsbedingungen erfordern. Das Versäumnis, diese Gleichwertigkeiten zu erkennen und entsprechend zu vergüten, ist eine der häufigsten Ursachen für geschlechtsspezifische Lohnunterschiede, die in den Gesamtzahlen nicht sichtbar sind. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Diese Analyse ist zeitaufwendig und erfordert eine strukturierte Methode zur Arbeitsbewertung. Es handelt sich um eine der technisch anspruchsvollsten Anforderungen der Richtlinie und um diejenige mit der längsten Vorlaufzeit. Falls Sie noch nicht damit begonnen haben, sollten Sie jetzt damit anfangen. 

9. Fließen aus Ihrem Leistungsmanagementsystem objektive Daten in die Vergütungsentscheidungen ein? 

Entlohnungsentscheidungen, die auf subjektiven Leistungsbewertungen basieren, sind mit denselben Verzerrungen behaftet wie jede andere subjektive Beurteilung. Die in der Richtlinie geforderten geschlechtsneutralen Kriterien gelten für alle Faktoren, die in Entlohnungsentscheidungen einfließen, einschließlich der Leistungsdaten. Wenn Frauen ähnlich wie Männer bewertet werden, aber in derselben Besoldungsgruppe weniger verdienen, sind die Leistungsdaten nicht die einzige Erklärung. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Überprüfen Sie den Zusammenhang zwischen Leistungsbewertungen und Vergütungsergebnissen in Ihrem letzten Beurteilungszyklus. Die Verknüpfung von Leistungs-, Entwicklungs- und Vergütungsdaten in einem einzigen System macht diese Analyse zuverlässiger.Erfahren Sie, wie Elevo faire, datengestützte Vergütungsentscheidungen unterstützt → 

Sie wissen nicht, wo Sie bei diesen 12 Schritten anfangen sollen? Nehmen Sie an unserem bevorstehenden Webinar zur EU-Richtlinie zur Lohntransparenz teil, in dem unsere Vergütungsspezialisten jede Anforderung im Detail erläutern und Ihnen dabei helfen, Ihre größten Lücken zu identifizieren. 

Gehen Sie diese 12 Schritte gemeinsam mit unseren Vergütungsspezialisten durch → 

Berichterstattung und Unternehmensführung (Schritte 10–12) 

Governance ist der Arbeitsbereich, der alles andere rechtfertigbar macht. Diese Schritte prüfen, ob Ihre Compliance tatsächlich umgesetzt wird und nicht nur auf dem Papier steht. 

10. Haben Sie einen namentlich benannten Verantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften zur Lohntransparenz benannt? 

Ohne einen namentlich benannten Verantwortlichen bleibt die Einhaltung der Vorschriften reine Theorie. Es muss jemand geben, der für die Daten, die Berichterstattung, den Abhilfemaßnahmenplan und die Beantwortung etwaiger Anfragen zu Vergütungsinformationen verantwortlich ist. Eine Richtlinie ohne Verantwortlichen ist nur ein Dokument. Hier gilt dasselbe Prinzip wie bei der KI-Governance.

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Legen Sie als allererstes in dieser Checkliste fest, wer die Verantwortung trägt. Ohne diese Festlegung gibt es niemanden, der die anderen elf Schritte vorantreibt. 

11. Verfügen Sie über einen sechsmonatigen Behebungsprozess für Lücken, die 5 % übersteigen? 

Wird in einer beliebigen Arbeitnehmergruppe ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle von mehr als 5 % festgestellt, schreibt die Richtlinie eine gemeinsame Lohnbewertung und einen Abhilfemaßnahmenplan vor. Dieser Prozess nimmt Zeit in Anspruch: die Vorbereitung der gemeinsamen Bewertung, die Einbeziehung der Arbeitnehmervertreter, die Analyse der Ursachen und die Einigung auf Maßnahmen. Sechs Monate sind ein realistisches Minimum, um dies ordnungsgemäß durchzuführen. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Richten Sie den Prozess ein, bevor Sie ihn benötigen. Dieser Schritt verhindert, dass Sie erst in dem Moment, in dem Sie Ihren ersten Bericht erstellen, eine Lücke von 5 % entdecken. 

12. Haben Sie Ihren Betriebsrat oder die Arbeitnehmervertreter über die Richtlinie informiert? 

In vielen Mitgliedstaaten verfügen Betriebsräte über Anhörungs- oder Zustimmungsrechte in Bezug auf Vergütungsstrukturen und die Bewertung von Lohnunterschieden. Die Richtlinie verpflichtet Arbeitgeber zudem, Arbeitnehmervertreter zu informieren, wenn künstliche Intelligenz bei Entscheidungen am Arbeitsplatz zum Einsatz kommt. Ihre frühzeitige Einbindung ist sowohl eine gesetzliche Verpflichtung als auch ein praktisches Risikomanagement. Ein Betriebsrat, der von einem Bericht über Lohnunterschiede überrascht wird, wird den Abhilfeprozess verlangsamen. 

Falls die Antwort „Nein“ lautet: Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für die Besprechung. Warten Sie nicht, bis der Bericht fertig ist. 

Wie „fertig“ aussieht – und wie es weitergeht 

Zwölf von zwölf bedeutet, dass die Grundlagen geschaffen sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Einhaltung der Vorschriften vollständig gewährleistet ist. Die Richtlinie stellt eine fortlaufende Verpflichtung dar und ist kein einmaliges Audit. Die Lohndaten müssen aktualisiert, die Berichte fristgerecht eingereicht und auftretende Lücken im Rahmen des Abhilfeprozesses behoben werden. 

Die Organisationen, die diese zwölf Schritte als fortlaufende operative Standards betrachten und nicht als eine einmalige Aufgabe, die man einfach abhaken kann, werden in der stärksten Position sein, wenn ihr nationales Gesetz in Kraft tritt. 

👉Erfahren Sie, wie Elevo Sie bei der Einhaltung der Vorschriften zur Lohntransparenz unterstützt →Ein menschlicher Ansatz zur Talentförderung